Las tarifas y la disponibilidad viajan solas entre Booking, Expedia, Airbnb, su sitio web y la recepción. Cuando una habitación se vende en un canal, deja de estar disponible en todos los demás.
Casi siempre nace en el mismo lugar: cada canal lleva su propia cuenta. Booking tiene su extranet, Expedia la suya, el motor del sitio web otra, y recepción anota en una hoja. Mientras haya pocas habitaciones y poca ocupación, cuadra. En temporada alta deja de cuadrar.
Entonces pasa lo de siempre. Se vende la misma habitación dos veces en la misma noche y hay que reubicar a un huésped que ya viajó. O, por miedo a que vuelva a pasar, se le deja un colchón de habitaciones a cada canal y el hotel termina con cuartos vacíos que estaban bloqueados “por si acaso”. Las dos salidas cuestan: una cuesta en reputación y la otra en ocupación.
El problema de fondo no es el canal. Es que hay varias listas de habitaciones y ninguna manda sobre las otras.
El inventario de habitaciones vive en un solo lugar. Cuando una se vende en cualquier canal, queda bloqueada en todos los demás. No hay colchón que repartir.
El cambio de tarifa se hace una vez y se propaga a los canales conectados. No hay que entrar a cada extranet a repetir el mismo número.
La reserva que entra por una OTA baja al sistema con los datos del huésped, las fechas, la tarifa y el canal de origen. No se vuelve a teclear en recepción.
Mínimo de noches, cierre de llegada y cierre de salida se manejan con la tarifa, no como una nota aparte que alguien tiene que recordar.
Todos estos descuentan del mismo pool de habitaciones:
Ese último punto es el que más se olvida. Si las reservas telefónicas y los walk-ins no entran al mismo inventario, la sincronización entre OTAs no sirve de nada: el hueco se abre en recepción.
Sincronizar un precio fijo es la mitad del trabajo. La tarifa que se publica se arma con reglas, y esas reglas son las que viajan a los canales:
Cada regla se define una vez y aplica en todos los canales conectados. El objetivo de la segmentación es que el huésped que reserva directo nunca pague más que el que reserva por una OTA, porque esa es la única forma de bajar la comisión con el tiempo.
No hay que botarlo. El sistema se conecta con SiteMinder, Cloudbeds o RateGain, y en ese caso el channel manager sigue hablando con las OTAs mientras el sistema lleva el inventario, el folio del huésped y la facturación. Cuál de los dos esquemas conviene depende de cuántos canales maneja y de qué tiene contratado hoy; eso se define en el levantamiento, no antes.
La sincronización sirve de poco si la reserva muere en una bandeja de entrada. La que baja de un canal queda lista para el check-in, con el huésped y la tarifa ya cargados, y de ahí en adelante todo cuelga del folio de la habitación: consumos de restaurante y bar, lavandería, llamadas. Al check-out sale una sola cuenta, y el documento tributario se emite contra ella con los formatos del Ministerio de Hacienda, incluido el de huésped no domiciliado.
Hay un solo inventario de habitaciones y los canales conectados leen y escriben sobre él. La tarifa se cambia una vez en el sistema y se propaga a los canales; la reserva que entra por una OTA baja con el huésped, las fechas, la tarifa y el canal de origen, y descuenta la habitación para todos los demás. También se puede conectar con SiteMinder, Cloudbeds o RateGain si ya los tiene contratados.
No alcanza a pasar, porque la habitación deja de estar disponible en los demás canales al confirmarse la primera reserva. Esa es toda la razón de tener un solo inventario en lugar de repartir un colchón de habitaciones por canal.
Sí. La tarifa se arma con reglas — temporada, día de la semana, ocupación, días para la llegada, noches de estadía y segmento — y el segmento permite publicar un precio para OTA, otro para corporativo y otro para el motor de reservas propio, todos sobre el mismo inventario.
Sí, y es la parte que más se descuida. Si recepción lleva su propia lista aparte, la sincronización entre OTAs no evita el overbooking: el hueco se abre adentro. Las reservas telefónicas, los walk-ins y los contratos corporativos descuentan del mismo pool.
Sí. En ese esquema el channel manager sigue conectado a las OTAs y el sistema lleva el inventario, el folio del huésped y la facturación. Cuál de los dos caminos conviene se decide en el levantamiento, según cuántos canales maneja y qué tiene contratado.
Sí. La reserva queda amarrada al folio de la habitación junto con los consumos, y al check-out el documento tributario se emite contra esa cuenta con los formatos del Ministerio de Hacienda, incluido el de huésped no domiciliado.
Esta página es parte del sistema hotelero completo: reservas, check-in, housekeeping, consumos al folio, POS de restaurante y bar, facturación electrónica y reportes.
Una sesión de levantamiento de 60 minutos, sin costo, para ver cómo distribuye hoy: qué canales tiene conectados, cómo reparte el inventario entre ellos, cómo fija y cambia tarifas, y dónde se le han abierto los huecos. De ahí sale una propuesta de alcance.