El sistema compara el código de generación del DTE, el número de quedan por pagador y la huella digital del archivo. Un mismo documento no puede estar en dos operaciones activas, y el control está declarado en la base de datos.
Es uno de los riesgos clásicos del rubro, y no siempre nace de mala fe. Un proveedor con apuros de liquidez lleva la misma factura a dos financieras. O vuelve a presentar un documento que ya descontó, escaneado distinto, con otro nombre de archivo, y en la carpeta nadie lo reconoce.
Cuando el control es visual o depende de buscar en una hoja de cálculo, el error es cuestión de volumen: con veinte operaciones al mes alguien se acuerda, con doscientas no. Y el daño no aparece al desembolsar, aparece al cobrar, cuando el pagador informa que esa factura ya la pagó a otro cesionario.
El sistema no confía en un solo criterio, porque cada uno se puede burlar por separado:
Un documento que coincida en cualquiera de las tres con una operación activa queda bloqueado.
Esta es la diferencia entre una validación de formulario y un control estructural.
Una validación en la pantalla se puede evadir: con dos usuarios enviando al mismo tiempo, con una recarga de página a destiempo, o con alguien que conozca el sistema. Acá la restricción está declarada en la propia base de datos, de modo que aunque la validación de pantalla fallara, el registro duplicado no se guardaría.
El mismo criterio se aplica a otros controles: la aplicación no permite editar ni borrar asientos contables y las reglas de la base refuerzan ese control, y cada cliente solo ve sus propias operaciones aunque escriba a mano la dirección de una ajena.
Antes de que una solicitud llegue al analista, el sistema ya rechazó lo que no cuadra:
El analista recibe solo lo que pasó esos filtros, y dedica su tiempo a evaluar riesgo en lugar de a detectar errores de captura.
El alcance tiene un límite y vale decirlo. El sistema impide que un documento se financie dos veces dentro de esta casa de factoraje. No puede saber si ese mismo documento fue descontado en otra financiera, porque eso requeriría una central de registro de cesiones a la que el sistema no se conecta.
Lo que sí aporta frente a ese riesgo externo es la confirmación obligatoria del pagador antes de aprobar: si el pagador ya reconoció una cesión a favor de otro y lo informa, es ahí donde puede aparecer.
Cada DTE tiene un código de generación único. El sistema no permite que el mismo código esté en dos operaciones activas, y además compara el número de quedan por pagador y la huella digital del archivo subido.
Lo detecta igual. La huella digital se calcula sobre el contenido del archivo, no sobre su nombre, así que un mismo PDF renombrado produce la misma huella.
No directamente: el sistema solo conoce sus propias operaciones. La confirmación obligatoria del pagador antes de aprobar puede ayudar a detectarlo, si el pagador ya reconoció una cesión a favor de otro y lo informa, pero no es una garantía.
No. El bloqueo aplica a operaciones activas. Un documento vinculado a una operación que se rechazó deja de estar bloqueado.
No. La restricción está declarada en la base de datos, no solo en el formulario, así que el registro duplicado no se guardaría aunque la validación de pantalla fallara o dos usuarios enviaran a la vez.
Se rechaza. El sistema verifica que el NIT del emisor del DTE corresponda al cedente que lo está subiendo. Si se trabaja con varias empresas de un grupo, cada una se registra como cedente aparte.
Este control es parte del sistema de factoraje. Los demás:
Podemos tomar un par de quedanes y DTE reales suyos y mostrarle, en 60 minutos y sin costo, cómo los lee el sistema y qué bloquea.